こんにちは、ソルニテです！
EC事務のお仕事の中で、一番「時間が溶ける」と感じるのがメール対応ですよね。
「この言い回しで失礼じゃないかな？」「前回の履歴を確認しなきゃ…」
そうやって一通のメールに15分も20分もかけていたら、あっという間に夕飯の準備の時間になってしまいます（泣）。
でも、安心してください。
メール対応は「仕組み」さえ作れば、今の半分以下の時間で終わらせることができます！
今回は、私が実践している「心を削らず、スピードを上げるメール術」を公開しますね。
なぜメール対応は終わらないのか？時間がかかる3つの理由
EC事務の初心者さんがメール対応で苦戦するのには、共通の理由があります。
- 毎回ゼロから文章を考えている： その都度「お世話になっております」から打ち始めていませんか？
- 確認不足が怖くて何度も読み返している： どこをチェックすべきか決まっていないと、不安で時間がかかります。
- 「怒られたらどうしよう」という心理的ブレーキ： クレームや問い合わせを重く受け止めすぎて、手が止まってしまうパターンです。
これらを解決するには、「考えない仕組み」を作ることが何より重要です。
【解決策】5倍速で返信するための「3種の神器」
私が在宅ワークで1日に数十通のメールを正確にさばくために、欠かせない3つのステップです。
- 「ユーザー辞書」に最強の定型文を登録する「おせ」と打てば「お世話になっております、〇〇ショップのソルニテです。」と出るのは当たり前。「ざい」で在庫切れのお詫び文、「のう」で納期遅延のテンプレが全文出るように設定しています。
- 「書き換えポイント」を記号で固定するテンプレの中に【】や●●など、必ず書き換える場所に目印を入れます。ここだけを埋めれば完成！という状態にしておくことで、確認漏れをゼロにします。
- 返信の「型」を決めてしまう「謝罪」→「理由」→「提案（代替案）」→「締めの言葉」。この4ステップにあてはめるだけで、どんな複雑な問い合わせもスッキリまとまります。
実務で差がつく！クレームを「感謝」に変える一言
ただ速いだけではなく、お客様の心を動かすちょっとしたコツがあります。
それは、定型文の最後に「その方だけの個人的な一言」を添えること。
- 「今日はお天気が悪いようなので、お受け取りの際はお気をつけくださいね」
- 「以前もご注文いただいた〇〇様ですね、いつもありがとうございます！」
このたった10秒で打てる一言が、クレームをファンに変える魔法になります。
事務的な「作業」を、血の通った「接客」に変える瞬間です。
まとめ：メールは「作業」ではなく「パズル」
メール対応は、ゼロから作る「創作活動」ではなく、テンプレと情報を組み合わせる「パズル」だと考えましょう。
パズルのピース（定型文）さえ揃えておけば、どんな問い合わせも怖くありません。
メールがサクサク終われば、心に余裕が生まれます。z
その余裕で、お茶を一杯飲んだり、晩ごはんのおかずをもう一品増やしたり。
そんな「ゆとりのある働き方」を一緒に目指していきましょう！
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