EC事務の仕事をしていると、作業を終えたつもりでも、あとから修正や差し戻しが入ることがありますよね。
未経験の頃は、差し戻しがあるだけで
「やっぱり自分は向いていないのかも」
と落ち込みやすいものです。
私も最初はそうでした。
差し戻しの連絡を見るだけで、気持ちが一気に重くなることがありました。
でも少しずつ分かってきたのは、差し戻しそのものよりも、
そのあとどう整理して再対応するか
のほうが大事だということです。
この記事では、EC事務で差し戻しが来たときに、私が落ち着いて再対応するために見ていることをまとめます。
差し戻しは内容より先に気持ちが揺れやすい
差し戻しが来ると、まず気持ちがざわつきやすいですよね。
- どこを間違えたんだろう
- そんなに変なことをしたかな
- 怒られているのかな
と、内容を見る前にいろいろ考えてしまうことがあります。
私も最初は、差し戻しの文面を必要以上に重く受け取ってしまうことがありました。
でも、そこで焦ったまま動くと、かえって読み違えたり、必要な確認を飛ばしたりしやすくなるんですよね。
最初にやるのは“どこを直す話なのか”をはっきりさせること
今は差し戻しが来たとき、まず
何を直す話なのか
をはっきりさせるようにしています。
たとえば、
- 商品名の表記修正なのか
- 対象範囲の漏れなのか
- 入力場所の違いなのか
- 完了報告の不足なのか
ここが整理できないまま直し始めると、ずれた対応をしてしまうことがあります。
私は以前、焦ってすぐ修正に入った結果、
本当に見直すべき点と少しずれたところを触ってしまいそうになったことがありました。
それ以来、まず内容を一度整理するようにしています。
私が差し戻し後に見るようにしていること
差し戻し対応では、次の3つを見るようにしています。
どこが指摘されているのか
まずは、指摘の中心が何かを見ます。
文面の中で一番大事なのはどこか、何についての修正なのかをはっきりさせることが最初です。
対象範囲は一部か全部か
次に確認するのが、
その修正が一部だけなのか、他にも広がるのか
です。
ひとつの表記だけ直せばいいのか、同じ箇所を全部見直したほうがいいのかで、対応の仕方が変わってきます。
再対応後に何を伝える必要があるか
差し戻し対応では、直すことだけでなく、そのあとどう共有するかも大事です。
- 修正済みの報告だけでいいのか
- どこを直したか補足が必要か
- 追加確認をお願いしたほうがいいか
ここを見ておくと、最後に慌てにくくなります。
差し戻し対応で意識していること
私が意識しているのは、
落ち込むことと、対応することを分ける
ことです。
落ち込む気持ちはあっても自然です。
でも、その気持ちのまま全部を重く受け取ると、必要以上に混乱しやすくなります。
なので今は、
- まず内容を整理する
- 必要な対応を切り分ける
- 修正後の共有まで考える
という順で見るようにしています。
これだけでも、差し戻しが来たときの気持ちの重さが少し変わりました。
まとめ｜差し戻しは“落ち着いて整理してから直す”ほうが進めやすかった
EC事務で差し戻しが来ると、未経験のうちは特に落ち込みやすいと思います。
私も最初は、指摘そのものより気持ちの揺れのほうが大きかったです。
でも、再対応で大事だったのは、
- 何を直す話かをはっきりさせる
- 対象範囲を見る
- 修正後の共有まで考える
この流れで整理することでした。
差し戻しはうれしいものではありませんが、
焦って動くより、落ち着いて切り分ける
ほうが結果的に進めやすいと感じています。
