在宅ワークのEC事務で新しい仕事を任されたとき、
長めのマニュアルや細かい指示を見て、
- 工程が多くて覚えきれない
- どの順番で進めるのか分からない
- 焦るほど頭が真っ白になる
と感じたことはありませんか。
私も最初の頃は、
「画像サイズを変えて、ファイル名を指定して、データを入力して、別の画面にアップロードして…」
という流れを見ただけで、かなり気持ちが重くなっていました。
早く覚えなければと思うほど焦ってしまい、かえって順番があいまいになったり、確認不足でミスしやすくなったりしていたんです。
でも続ける中で分かってきたのは、EC事務の作業手順は気合いで一気に覚えるものではなく、迷わない形を作ることで進めやすくなるということでした。
この記事では、未経験主婦だった私が、作業手順を覚えやすくするためにやってよかった習慣をまとめます。
作業手順を覚える前に、先に整理しておくと楽になること
作業手順を覚えようとするときは、いきなり全部の流れを頭に入れようとするより、先に整理しておくほうがかなり楽でした。
私も最初の頃は、マニュアルを最初から最後まで読んで全部覚えようとして疲れてしまっていたのですが、先に土台を整えるだけでも混乱しにくくなりました。
特に先にやっておくと進めやすかったのは、次のようなことです。
- どの案件の手順なのかをはっきり分けておく
- よく使う画面やツールを先に並べておく
- 手順の中で自分が止まりやすいところを見つけておく
- 最終的に何が終われば完了なのかを先に確認しておく
案件ごとの違いが混ざりやすい方は、「クライアントごとのルール管理で意識していること」もあわせて読むと、整理の仕方がつかみやすくなります。
こうしておくと、
「今どの案件の話だったっけ」
「どこまでやれば終わりなんだっけ」
と迷いにくくなります。
作業手順は、読む前に少し整理しておくだけでも、頭の中でかなり扱いやすくなると感じました。
EC事務は一度で覚えきれないことが多い
そもそも、EC事務の手順は最初からすぐ覚えられなくても自然だと思います。
作業の流れが細かく分かれている
EC事務の仕事は、ひとつの作業に見えても実際には細かい工程に分かれていることが多いです。
たとえば商品登録なら、
- 画像を確認する
- サイズや形式を整える
- 商品情報を入力する
- 管理画面へ反映する
- 最後に表示を確認する
というように、画面や作業内容をまたぎながら進めることがあります。
そのため、一度説明を聞いただけで全部を整理するのは簡単ではありませんでした。
案件やクライアントごとに少しずつ違う
さらにややこしいのが、クライアントや案件ごとにルールが少しずつ違うことです。
- A社では画像は正方形
- B社では縦長
- C社では保存名のルールが違う
というように、似た作業でも細かいルールが変わることがあります。
この「少し違う」が積み重なると、未経験のうちはかなり混乱しやすいです。
一気に覚えようとすると疲れやすい
最初はどうしても、
「早く覚えなきゃ」
「今日中に全部分かるようにならなきゃ」
と力が入りやすいですよね。
でも、私の場合はそれをやろうとするほど頭が疲れてしまい、かえって目の前の作業に集中できなくなっていました。
今振り返ると、作業手順は暗記しようとするより、毎回迷わない形に整えるほうが大事だったと感じています。
私が最初につまずいた「覚えられないポイント」
私自身、最初はすべてを気合いで覚えようとして、かなり遠回りしました。
手順の順番があいまいになる
一番よくあったのは、
「次は何をするんだっけ？」
となることでした。
画像の準備が先なのか、入力が先なのか、登録が先なのか。
頭の中だけで流れを持っていようとすると、少し作業が止まっただけで分からなくなりやすかったです。
前に教わった内容を思い出せない
一度聞いたはずの内容でも、次に同じ作業が来たときには思い出せないことがありました。
特に、
- イレギュラー対応
- 保存ルール
- 例外的な操作
などは、その場では理解したつもりでも、あとで迷いやすかったです。
少し違う作業で混乱する
見た目が似た作業でも、使うモールや案件が変わると入力場所やルールが違うことがあります。
私はこれがかなり苦手で、
「似ているから同じやり方でいいだろう」
と思いそうになるたびに混乱していました。
作業手順を覚えやすくするためにやってよかった習慣
ここからは、私が実際にやってよかったことをまとめます。
どれも特別な方法ではなく、未経験のうちに取り入れやすいものばかりです。
手順を短く区切ってメモする
最初に役立ったのは、長いマニュアルをそのまま覚えようとしないことでした。
私は、クライアントからもらった説明を、自分が作業するときの流れに合わせて短く区切るようにしました。
たとえば、
- 指示書を開く
- 画像フォルダを確認する
- リサイズする
- 指定名で保存する
- 入力画面に反映する
というように、自分が動く順番で並べ直していました。
こうしておくと、毎回マニュアル全文を読み返さなくても、今やることだけを確認しやすくなります。
自分の言葉で書き直す
マニュアルに書かれている言葉が、そのままだと少し難しく感じることがありますよね。
私も、最初は説明文を読んでも頭に入りにくいことがありました。
そこで、難しく感じた表現は、自分がすぐ理解できる言い方に書き直すようにしました。
たとえば、専門的な言い方やシステム名ばかりの説明より、
- 左のメニューを開く
- このボタンを押す
- 画像をここに入れる
というように、自分が見てすぐ動ける言葉に変えると、かなり分かりやすくなりました。
毎回同じ順番で確認する
慣れてくると、
「今日はここからやろうかな」
と順番を変えたくなることもあります。
でも私の場合、それをやるとかえって混乱しやすくなりました。
なので、慣れてきてもできるだけ毎回同じ順番で進めるようにしていました。
同じ流れで確認していると、少しずつ体が順番を覚えてくれる感覚があります。
暗記しようとしなくても、くり返しの中で定着しやすくなりました。
分からないまま進めない
手順を覚えたいと思うほど、分からないところも自分で何とかしたくなりやすいです。
でも実際には、そこで自己判断すると余計に混乱しやすいと感じました。
私は途中で
- ここはどうするんだっけ
- いつもと違う気がする
- この例外はどっちで処理するのかな
と思ったら、止まって確認するようにしていました。
そして、確認して分かったことは、その場で自分のメモに追記するようにしていました。
これを続けると、次に同じことで迷いにくくなります。
こうした“その場で残すメモ”は、あとから自分をかなり助けてくれます。作業記録を残すメリットは、「在宅EC事務で作業記録を残してよかったこと」でも詳しくまとめています。
覚えることより「迷わない仕組み」を作るほうが楽だった
続ける中で一番大きかった気づきは、
仕事が早く身につく人は、暗記が得意な人というより、迷わない仕組みを作るのが上手な人なのかもしれない
ということでした。
私は最初、全部を頭で覚えようとしてかなり疲れていました。
でも、自分の言葉で書いた手順メモやチェックリストを使うようになってから、思い出すことに使うエネルギーがかなり減りました。
するとそのぶん、
- 目の前の入力
- 数字の確認
- 作業の見直し
に集中しやすくなったんです。
完璧に覚えてから動くより、
見返せる形を作って、それを見ながら確実に進める
ほうが、結果的にずっと楽でした。
最初から全部覚えなくても大丈夫だった
未経験の頃は、
「一回聞いたことは覚えていないといけない」
と思ってしまいやすいですよね。
でも実際には、最初から全部覚える必要はありませんでした。
大事なのは、その場で完璧に理解することよりも、次に同じ作業が来たときに迷いにくい状態を作っておくことだと思います。
だからこそ、
- メモを残す
- 自分の言葉で整理する
- 順番を固定する
- 分からないことは確認する
という習慣が、未経験のうちはかなり助けになりました。
メモを残し始めると、今度は情報が増えて見返しにくくなることもあります。メモ整理に悩みやすい方は、「EC事務で作業メモが増えすぎたときどうする？」もあわせて読むとつながりやすいです。
まとめ｜作業手順は少しずつ、自分の中に定着していく
EC事務の作業手順を覚えやすくするコツについてまとめました。
私も最初は、マニュアルを一度読んだだけで覚えなければいけないような気がして、かなり焦っていました。
でも実際には、手順は一気に暗記するものではなく、
- 短く区切ってメモする
- 自分の言葉で書き直す
- 毎回同じ順番で確認する
- 分からないまま進めない
という形で少しずつ定着していくものだと感じています。
最初から完璧にできなくても大丈夫です。
大切なのは、覚えきれないことを責めるのではなく、迷わないための仕組みを作ることだと思います。
作業手順が多くてパニックになりやすいと感じている方にとって、この記事が少しでも気持ちを軽くするきっかけになればうれしいです。
作業手順を覚えやすくする感覚がつかめてきたら、次は作業記録の残し方や、メモの整理の仕方もあわせて知っておくと、より迷いにくくなります。
