在宅ワークでEC事務のお仕事を始めると、必ず直面するのが「納期」の壁です。
「金曜日の15時までに〇〇を納品してください」と言われたとき、「まだまだ時間があるから大丈夫」と思っていたのに、気づけば木曜日の夜になっていてパニックになった経験はありませんか？
家事や育児と並行して働く主婦にとって、気合いだけで納期を守るのは不可能です。
この記事では、納期直前でいつも焦っていた私が、心に余裕を持って仕事を進められるようになった「作業の分け方」と段取りのコツをご紹介します。
在宅EC事務は納期管理が意外と難しい
在宅ワークは「自分の好きな時間で働ける」というメリットがある反面、実は会社で働くよりも納期管理のハードルが高い環境です。
家でできるからこそ後回しにしやすい
「あとで時間ができたらやろう」「子供が寝てからやろう」と、家の中にいるとつい仕事を後回しにしがちです。しかし、家事は無限に湧いてくるため、「時間ができる」タイミングなんて永遠にやってきません。
複数の作業が重なると優先順位に迷いやすい
「商品登録」と「在庫確認」、さらに「急ぎの問い合わせ対応」など、複数の案件が重なった時。目の前にある作業から手をつけてしまい、「今日やらなくてもいいこと」に時間を奪われ、本来の納期に遅れてしまうケースが非常に多いです。
納期直前に焦るとミスも増えやすい
「やばい、あと1時間で納品しなきゃ！」と焦ってタイピングすると、必ずといっていいほどミスが発生します。その結果、クライアントから修正依頼が来て、さらに時間がかかるという悪循環に陥ってしまいます。
私が最初に納期管理でつまずいたこと
未経験で始めた頃の私は、この「段取り」が全くできておらず、何度も冷や汗をかきました。
すぐ終わると思っていたら時間がかかった
「データ入力だけだから、1時間あれば終わるだろう」と高を括ってギリギリに始めた作業。しかし、マニュアルに書かれていない専門用語が出てきたり、エクセルの使い方が分からなかったりして、結果的に3時間もかかり、納期ギリギリになってしまいました。
家事のあとにまとめてやろうとして崩れた
「夕飯の片付けとお風呂が終わった夜10時から、まとめて3時間やろう」と計画した日。子供が寝てくれなかったり、自分自身が疲れて寝落ちしてしまったりして、翌朝「全く終わっていない！」と絶望することが何度もありました。
急ぎの作業と通常作業の区別がついていなかった
クライアントから「お手すきの際にお願いします」と言われた作業と、「本日中にお願いします」と言われた作業を、同じファイルにまとめてしまっていました。どれを優先してやるべきかがパッと見て分からず、常に頭の中がパニック状態でした。
納期を守るために私がやっている「作業の分け方」
これらの大失敗から、私は「すべての作業を平等に扱うこと」をやめました。仕事をもらったら、まず最初に以下の4つに「作業を分ける」ことから始めます。
今日中にやる作業
「本日の17時まで」など、明確な納期が今日に設定されている絶対の最優先タスクです。パソコンを開いたら、他のことには一切目もくれず、真っ先にこの作業を終わらせます。
先に確認だけしておく作業
明日以降が納期の仕事でも、「データが開けるか」「指示内容に不明点がないか」だけは、もらったその日のうちに確認します。これをしておかないと、いざ明日作業しようとした時に「ファイルが開けない！」と発覚し、クライアントからの返信待ちで納期に遅れるという事故が起きます。
後回しにしても大丈夫な作業
「来週末まで」など、納期に余裕があるタスクです。これらは「今日中にやる作業」が終わって、さらに時間が余った時だけ手をつけるようにしています。
時間がかかりそうな作業は先に手をつける
画像加工が含まれているなど、明らかに「自分が苦手で時間がかかりそう」と思う作業は、あえて「後回しにしても大丈夫な作業」であっても少しだけ手をつけておきます。「全体の2割」だけでも終わらせておくと、後日の心理的な負担が劇的に軽くなります。
納期を守るために意識している小さな工夫
作業を分けた上で、それを確実に行行するための実践的な工夫も取り入れています。
納期を書き出して見える場所に置く
パソコンの横に小さなホワイトボードや付箋を用意し、「〇〇社：金曜15時」とデカデカと書いて貼っておきます。頭の中で記憶しようとするのをやめ、物理的に「見える化」することで焦りを防ぎます。
作業の終わりに次の一歩を決めておく
パソコンを閉じる時、「明日はファイルAの10行目から始める」とメモを残しておきます。次にパソコンを開いた時に「えっと、何からやるんだっけ？」と迷う時間をゼロにするためです。
無理な日は早めに共有する
子供の発熱などで「どう考えても納期に間に合わない」と分かった瞬間、1秒でも早くクライアントに相談します。「ギリギリまで粘ってダメでした」が一番の迷惑になるため、プロとして早めの報連相を心がけています。
まとめ｜納期管理は「頑張り」より作業の分け方で楽になる
EC事務の納期を守るための段取り術についてお話ししました。
納期に追われて焦るのは、あなたが仕事ができないからではなく、「タスクの整理（分け方）」ができていないだけです。
「今日絶対にやること」と「あとでいいこと」をハッキリと分けるだけで、頭の中がスッキリし、驚くほど心に余裕が生まれます。ぜひ次のお仕事から、まずは「作業を分ける」という最初の5分間を作ってみてくださいね！
