C事務の仕事をしていると、
「今日はやることが多すぎて、何から手をつければいいか分からない」
と感じる日があります。
私も未経験で在宅EC事務を始めた頃は、受注確認、商品登録、チャット返信、確認待ちの整理が重なると、朝の時点で頭がいっぱいになっていました。
特に最初の頃は、パソコンを開いた瞬間にチャット通知がいくつも並んでいて、商品登録の途中なのに別件の確認を開き、結局どこまで作業したか分からなくなったこともあります。
その日は「全部ちゃんとやらなきゃ」と思うほど手が止まり、午前中がほとんど確認だけで終わってしまいました。
そこから意識するようになったのが、
全部を完璧に回すことより、一日が崩れにくい進め方を先に決めることです。
この記事では、EC事務で今日やることが多すぎる日に、私が実際にやっている整理の仕方をまとめます。
最初の頃は「全部ちゃんとやらなきゃ」で止まりやすかった
未経験の頃の私は、やることが多い日ほど、一つひとつ丁寧に全部片づけようとしていました。
でも実際には、
どれも大事に見える
最初の一歩が決まらない
途中で別件が入って混乱する
結局どれも中途半端になりそうで焦る
という状態になりやすかったです。
たとえば、受注確認をしている途中で「この商品説明を少し直してください」とチャットが来る。
その確認を開いたら、今度は別の商品登録の修正点が気になる。
そんなふうに画面を行ったり来たりしているうちに、最初に見ていた受注確認が途中のままになっていました。
今振り返ると、忙しい日に必要だったのは、全部を均等に考えることではなく、まず今日の軸を作ることでした。
私が最初に崩れやすかった日
特に崩れやすかったのは、次のような日です。
受注処理と商品登録が重なる日
確認待ち案件が複数ある日
問い合わせ対応が増えた日
家事や予定との両立で作業時間が短い日
以前、午前中に受注確認、午後に商品登録を進める予定だった日に、急ぎの修正依頼が入りました。
そのとき私は、急ぎの修正をしながら、商品登録の画面も開きっぱなしにして、さらにチャットも何度も確認していました。
結果として、修正は終わったものの、商品登録の保存確認を忘れそうになり、かなり焦りました。
それ以来、やることが多い日は「全部を少しずつ」ではなく、先に優先するものを決めるようにしています。
今は「今日の軸」を最初に決めている
やることが多い日は、最初に「今日の軸」と「後回しにすること」を簡単にメモしています。
未経験の頃は、全部を同時に進めようとして頭が真っ白になりやすかったのですが、先に戻る場所を決めておくだけでも作業がかなり崩れにくくなりました。
少し楽になったのは、その日の最初に、
今日は何を軸にする日か
を決めるようになってからです。
たとえば、
- 発送まわりを優先する日
- 商品登録をまとめて進める日
- 確認待ちを整理する日
- 細かい対応を一気に片づける日
というように、大きく一つ決めます。
私の場合、朝にメモ帳へこんなふうに書くことがあります。
今日の軸：受注確認と発送まわり
午前：受注確認、急ぎ返信
午後：商品登録3件まで
後回し：メモ整理、急ぎでない見直し
崩れたら戻る場所：受注確認
これだけでも、途中で別件が入ったときに「今どこへ戻ればいいか」が分かりやすくなりました。
作業の優先順位に迷いやすい方は、
「EC事務で作業の優先順位が分からないときに」
もあわせて読むとつながりやすいです。
私がやることが多い日に決めている3つ
私が、やることが多い日に決めていることは3つあります。
今日中に外せないものを先に見る
まずは、今日中に動かないと困りやすいものを見ます。
たとえば、
- 発送関連
- 納期が近いもの
- 返答待ちで止まっている案件
- 相手が待っている対応
などです。
以前は、目についたものから順番に開いていました。
でもそれだと、急ぎではない商品説明の微修正に時間を使ってしまい、本当に先に確認すべき受注関連が後回しになることがありました。
今は、まず「今日中に止めたら困るものはどれか」を見ます。
特に受注処理や発送まわりは、相手の作業にもつながることがあるので、先に確認しておくと気持ちも落ち着きます。
今日は後回しにするものも決める
やることが多い日は、全部を同じ重さで抱えると苦しくなります。
そのため私は、
今日はここまででよいもの
も一緒に決めています。
たとえば、
- 商品登録は今日中に3〜5件まで
- 細かいメモ整理は後日に回す
- 急がない見直しは夕方に余裕があれば
- 返信文の言い回しに悩みすぎない
という感じです。
以前は「できるところまで全部やる」と考えていました。
でもその考え方だと、終わりが見えず、夕方になるほど疲れて判断が雑になりやすかったです。
今は、最初に「今日はここまで」と決めることで、無理に広げすぎないようにしています。
途中で崩れたときの戻り先を決めておく
忙しい日は、予定通りに進まないことも多いです。
そのため私は、途中で崩れたら戻る場所を決めています。
たとえば、
崩れたら戻る順番
1. 受注確認
2. 確認待ちの整理
3. 商品登録
このように決めておくと、急な連絡が来ても「次に何をするんだっけ？」と迷う時間が減りました。
実際に、チャット対応で一度作業が止まったあと、このメモを見て「そうだ、受注確認に戻るんだった」と思い出せたことがあります。
小さなことですが、未経験の頃の私にはかなり助かる工夫でした。
一日の流れそのものを整えたい方は、
「EC事務の1日の仕事の流れ｜在宅ワークのリアルなスケジュール」
も参考になります。
やることが多い日に、私がやめてよかったこと
逆に、やめてよかったこともあります。
すべてを朝の時点で細かく決めすぎること
朝に細かく予定を決めすぎると、予定外のことが入った瞬間に崩れやすくなります。
以前は、
9:00〜10:00 受注確認
10:00〜11:00 商品登録
11:00〜11:30 チャット返信
のように細かく決めていました。
でも在宅EC事務では、急な確認や修正依頼が入ることもあります。
予定通りにいかないたびに落ち込むより、今は「午前中は受注まわり優先」くらいの大きな分け方にしています。
気になったものを全部開いてしまうこと
タブやメモが増えるほど、頭の中も散りやすくなります。
私も以前、商品ページ、スプレッドシート、チャット、マニュアル、画像フォルダを全部開いたままにして、どの画面を見ていたのか分からなくなったことがあります。
今は、作業に必要な画面だけを開き、終わったら閉じるようにしています。
画面が減るだけでも、気持ちの焦りが少し軽くなりました。
「今日は全部終わらせる前提」で考えること
やることが多い日に「全部終わらせる」と決めてしまうと、できなかったときに気持ちが崩れやすいです。
もちろん、納期があるものは守る必要があります。
ただ、急ぎでない整理や見直しまで全部抱えると、必要以上に自分を追い込みやすくなります。
今は、
今日必ず終わらせるもの
できれば進めるもの
後日に回してよいもの
を分けて考えるようにしています。
一日を崩さないために大事だったのは「減らす判断」だった
忙しい日は、足すことより、
減らす判断
のほうが大切だと感じています。
つまり、
- 今日は何を最優先にするか
- 今日は何を後回しにするか
- 崩れたらどこへ戻るか
を決めておくことです。
私の場合、この3つを決めるだけで、作業中に迷う時間が減りました。
以前は、やることが多い日ほど「もっと頑張らなきゃ」と考えていました。
でも今は、頑張る前にまず整理することが大事だったのだと感じています。
まとめ｜やることが多い日は「全部やる」より 「一日を崩さない」が大事だった
EC事務で今日やることが多すぎる日に、最初から完璧に回そうとしなくても大丈夫です。
私自身も最初は、全部をきちんと進めようとするほど焦りやすく、一日の流れが崩れやすかったです。
でも今は、
今日中に外せないものを見る
後回しにするものも決める
崩れたときの戻り先を決める
この3つを意識するようになってから、かなり落ち着いて進めやすくなりました。
やることが多い日は、全部を完璧にこなすことより、
一日を崩さないこと
のほうが大切だと思います。
仕事量が多い日になると一気に焦りやすい方にとって、この記事が少しでもヒントになればうれしいです。
