EC事務の仕事をしていると、
「このルール、どの案件のものだったっけ？」
と混乱することはありませんか。
未経験の頃は特に、
- 前回の案件ルールと混ざる
- クライアントごとの違いを覚えきれない
- 似た作業なのに進め方が違って戸惑う
ということが起こりやすいと思います。
私自身も最初は、同じ商品登録でもクライアントによってルールが違うことにかなり混乱していました。
特に、
- 商品名の書き方
- 画像サイズ
- 報告タイミング
などが少しずつ違い、最初の頃は毎回
「これ、どっちのルールだっけ…」
となっていたのを覚えています。
でも続ける中で感じたのは、クライアントごとのルールは頭で全部覚えようとするより、
混ざらない形で整理する
ほうがずっと進めやすいということでした。
この記事では、EC事務でクライアントごとのルール管理をどうすると混乱しにくいのか、未経験主婦だった私が実際に意識していることをまとめます。
クライアントごとのルールは、想像以上に少しずつ違う
EC事務では、同じように見える作業でもクライアントごとに細かい違いがあります。
たとえば、
- 発送方法の考え方
- 商品名の表記ルール
- 画像サイズ
- 保存名の付け方
- 報告の書き方
- 問い合わせ対応のテンプレート
などです。
どれも小さな違いに見えますが、未経験のうちはこの
「少し違う」
がかなり混乱のもとになりやすいです。
私も最初の頃は、
「前の案件ではこうだったから今回も同じかな」
と考えてしまい、あとから見直しが必要になることがありました。
特に、商品名のルールは混ざりやすかったです。
ある案件では「型番を先頭」に入れるルールだったのに、別案件では「ブランド名を先頭」にする形で、最初は頭の中でごちゃごちゃになっていました。
私が最初に困っていたのは「似ているから同じだと思うこと」だった
一番混乱しやすかったのは、
似ている作業ほど同じルールに見えてしまうこと
でした。
たとえば、
- A社では画像は正方形
- B社では縦長
- C社では商品名の先頭に型番を入れる
というように、少しずつ違います。
でも作業の見た目は似ているので、頭の中では同じ流れに見えてしまいやすいんですよね。
実際、私は以前、別案件の画像サイズルールのまま登録を進めてしまい、あとからまとめて修正したことがありました。
そのときに、
「覚えているつもりでも、似ている作業ほど混ざるんだな」
とかなり実感しました。
この状態で進めると、
- 前回のルールを使ってしまう
- 確認したつもりになる
- どこで違ったのか後から分からなくなる
ということが起こりやすいと感じました。
今は最初に「混ざりやすい項目」を先に分けている
少し楽になったのは、最初から全部を整理しようとするのではなく、
混ざりやすい項目だけ先に分ける
ようにしてからでした。
私が特に分けているのは、次のようなものです。
発送・受注まわりのルール
発送方法、受注処理、確認の優先順位などは、クライアントごとに違いやすいです。
ここが混ざると影響が大きいので、先に分けておくと安心しやすいです。
たとえば、
B社：発送前にチャット確認必須
C社：住所確認を優先
のように、私はかなり短くメモしています。
商品登録・画像まわりのルール
商品名、画像サイズ、カテゴリ設定なども混ざりやすいポイントです。
作業が似ているからこそ、案件ごとに見える形にしておいたほうが進めやすくなります。
私の場合は、
型番：先頭
カラー名：最後
くらいの簡単なメモを残しています。
以前は全部覚えようとしていましたが、毎回確認できる形にしたほうが圧倒的に楽でした。
報告や連絡のルール
「どのタイミングで報告するか」
「何を共有するか」
「どこまで書くか」
もクライアントごとに差があります。
ここは見落としやすいですが、後から困りやすい部分でもあります。
たとえば、
- 作業前後に毎回報告する案件
- 完了時だけでよい案件
- スクリーンショット添付が必要な案件
など、かなり違うことがありました。
私は以前、報告タイミングを勘違いしてしまい、
「途中共有もお願いします」
と言われたことがあります。
それ以降は、連絡ルールもメモへ残すようになりました。
私がやっている整理のコツ
ここからは、実際に私が続けやすかった整理の仕方をまとめます。
案件ごとにメモを分ける
まず一番大きかったのは、
案件ごとにメモを分けること
でした。
1つのノートやメモに全部を書いていると、あとで探しにくくなります。
そのため私は、案件ごとにページやファイルを分けるようにしていました。
実際、以前は1冊のノートへ全部書いていたのですが、
「この発送ルール、どの案件だっけ？」
と毎回探すことになっていました。
今は、
- 案件ごとにGoogleドキュメントを分ける
- ノートのページを分ける
- ファイル名に案件名を入れる
など、自分が探しやすい形を優先しています。
すべてを書こうとしない
最初は全部残そうとしていましたが、それだと続きませんでした。
今は、特に混ざりやすい項目だけを優先して残しています。
たとえば、
- 発送方法の例外
- 商品名の付け方
- 画像サイズ
- 報告のタイミング
のように、間違えやすいところだけでも十分役立ちます。
私も最初は細かくまとめようとしていましたが、メモを作ること自体が負担になってしまいました。
今は、
「後から迷いそうな部分だけ残す」
くらいの感覚にしています。
見返す順番も決めておく
メモを残すだけでなく、
作業前にどこを見るか
も決めておくとかなり楽です。
私の場合は、
- 案件メモを見る
- 指示チャットを見る
- 今回の作業内容を見る
の順で確認するようにしていました。
この順番を決めてからは、
「何から確認するんだっけ」
と止まりにくくなりました。
作業手順そのものが混乱しやすい方は、
「EC事務で作業手順を覚えやすくするコツ」
もあわせて読むと、ルール管理とつながりやすいです。
ルール管理ができると判断がかなり安定しやすい
クライアントごとのルールを整理しておくと、何が良かったかというと、
迷う回数が減る
ことでした。
以前は、
- これ前回と同じでいいのかな
- この報告の仕方で合っていたっけ
- 発送ルールはどの案件のものだっけ
と、細かく止まりやすかったです。
でも今は、先に見返せる形があるだけで、
- 判断を急ぎすぎずに済む
- 思い込みで進めにくくなる
- 修正の不安が減る
と感じています。
前回と同じだと思い込みやすい方は、
「EC事務で『前回と同じで大丈夫』と思い込まないために」
もあわせて読むと考え方が整理しやすいです。
完璧に整理しなくても「混ざらない仕組み」があれば十分だった
未経験の頃は、きれいにまとめなければいけない気がしていました。
でも実際には、完璧に整った管理表を作ることより、
混ざらない状態を作ること
のほうが大事でした。
たとえば、
- 案件ごとに分ける
- 混ざりやすい項目だけ残す
- 作業前に見る順番を決める
これだけでもかなり違います。
ルール管理は、立派にまとめることより、
自分が迷わず確認できること
のほうが大切だと感じています。
まとめ｜クライアントごとのルールは 「覚える」より「混ざらない」が大切だった
EC事務では、似た作業でもクライアントごとに少しずつルールが違います。
私自身も最初は、
- 前の案件と混ざる
- どのルールだったか思い出せない
- 似ている作業ほど判断に迷う
ということがよくありました。
でも、
- 案件ごとに分ける
- 混ざりやすい項目だけ残す
- 作業前に見る順番を決める
この3つを意識するようになってから、かなり進めやすくなりました。
クライアントごとのルール管理は、全部覚えることより、
混ざらない仕組みを作ること
のほうが大切だと思います。
案件ごとの違いに混乱しやすい方にとって、この記事が少しでも整理のヒントになればうれしいです。
